Optimalisatie Archieven

Iedere organisatie die met klanten, patiënten of cliënten te maken heeft streeft naar een optimale dienstverlening. Maar hoe zorg je er nu voor dat deze volledig aansluit bij de behoeften van de klant?

Het klinkt eenvoudig, maar toch zien wij iedere dag nog veel voorbeelden van klanten die steen en been klagen over organisaties. Ze zijn slecht bereikbaar, problemen worden niet opgelost, producten wordt niet op de beloofde tijd of zelfs helemaal niet afgeleverd etc. Iedereen doet zijn best en toch zijn klanten regelmatig ontevreden.

Gevolgen van ontevredenheid
Een organisatie die niet optimaal functioneert valt op een negatieve manier op. Klanten zijn bijzonder mondig en hebben door alle online platformen genoeg ruimte, om terecht, dan wel onterecht, hun ontevredenheid te etaleren. Op het moment dat uw organisatie op een online platform als bijvoorbeeld Radar negatief vermeld wordt en meerdere mensen dit verhaal beamen, heeft u te maken met imagoschade. Dit kan jaren online blijven staan en vaak ook nog via Google terug te vinden zijn.
Ook uw toekomstige werknemers zoeken via Google en als er negatief gesproken wordt over een organisatie zoeken mensen liever nog even door, op zoek naar die betrouwbare werkgever.
Wellicht een wat negatief verhaal, maar wel een realiteit waar u mee te maken kunt krijgen.

Ontevredenheid managen
Vaak ontstaat ontevredenheid als verwachtingen niet waargemaakt worden. Een voorbeeld; in Nederland wordt op dit moment volop levensmiddelen ingeslagen. Een klant bestelt hiervoor een vriezer omdat die het zekere voor het onzekere wil nemen. Maar er is nogal veel vraag naar vriezers en de leverancier komt zonder voorraad te zitten. De klant verwacht binnen een dag een vriezer en de leverancier kan die pas met drie weken leveren. De juiste communicatie is op dit moment van belang. Natuurlijk moet de klant geïnformeerd worden wanneer de vriezer dan wel in huis is. Maar wat is de juiste manier van communiceren? De een vindt het prettig om via e-mail op de hoogte gesteld te worden en de ander via een WhatsApp bericht of sms. Weet u precies hoe uw klanten willen communiceren?

Feedback van klanten
Doordat bedrijven de afgelopen jaren enorme sprongen hebben gemaakt met betrekking tot digitalisering zijn ze in staat allerlei data van relaties en hun eigen organisatie te verwerken. Doordat deze data inzichtelijk te maken kunnen ze deze inzichten gebruiken om te optimaliseren.

Stel, je hebt een instructievideo online staan waarin wordt uitgelegd hoe je zelf als consument een router kunt installeren. Maar je meet uit het aantal telefoontjes en de vragen die binnenkomen en gearchiveerd worden dat meer dan 60% van de kijkers ervoor kiest zich telefonisch te laten helpen. Door de het kijkgedrag van de video door te meten is inzichtelijk dat bepaalde delen van de video worden overgeslagen door kijkers. Na nader onderzoek, een steekproefsurvey, blijkt dat de informatie te ingewikkeld is en dat de video bepaalde stappen overslaat. Na een aanpassing blijkt het te werken, nu belt nog maar 40% van de kijkers met de klantenservice.

Maak gebruik van de mogelijkheden
Er zijn tegenwoordig enorm veel mogelijkheden om de wensen van klanten inzichtelijk te krijgen. Dit kan ook zonder dat hier een survey bij nodig is. Puur door het in kaart brengen van vragen die gesteld worden via bijvoorbeeld e-mail of telefoon kun je het service apparaat hierop inrichten. Veel hiervan kan geautomatiseerd worden. Zo kun je bijvoorbeeld de FAQ op de site beter inrichten, zodat de klantenservice minder belast wordt.

Wij helpen u graag te kijken naar mogelijkheden tot optimalisatie binnen uw organisatie. Zeker in deze tijden kan digitale communicatie ondersteuning bieden bij het helpen van klanten, patiënten of cliënten.

Neem hiervoor contact op met onze support afdeling via support@10forit.com of bel naar +31880016604.

Veel bedrijven kunnen er boeken vol over schrijven; slecht creditmanagement kan een organisatie in de gevarenzone brengen. In veel gevallen hoeft het niet zover te komen indien tijdig de juiste maatregelen genomen worden.

Iedereen weet dat een verzonden factuur betaald moet worden om een onderneming gezond te houden. Toch heeft vrijwel ieder bedrijf te maken met creditmanagement om ervoor te zorgen dat bovenstaande ook daadwerkelijk gebeurt. Bij veel organisaties is buiten het kredietwaardig blijven van de organisatie, ook de goede verstandhouding met klanten van groot belang. Denk hierbij bijvoorbeeld aan woningbouwcoöperaties, die ook een groot maatschappelijk belang hebben.
Hoe bedrijven hun debiteurenadministratie ingericht hebben kan enorm verschillen, maar één ding hebben ze allemaal gemeen: facturen moeten betaald worden!

Creditmanagement in een notendop
Creditmanagement valt veelal onder de hoede van de financiële administratie. Indien deze afdeling zijn taken goed op orde heeft worden kredietrisico’s beperkt, de cashflow vergroot en de betalingstermijn verkleind. Daarnaast heeft het een positief effect op risicospreiding, afschrijvingen op debiteuren, kosten, benodigde werkkapitaal en niet te vergeten de relatie met de klant.

Optimalisatie mogelijkheden
Er zijn behoorlijk wat mogelijkheden voor creditmanagement afdelingen om risico’s te beperken en buiten de gevarenzone te blijven. Denk hierbij aan het slim inzetten van data analyse, automatisering van processen of inzet van ondersteunende tools. Hieronder treft uw een aantal voorbeelden aan van mogelijkheden die bijdragen aan optimalisatie van uw debiteurenadministratie:

Relaties bellen graag wanneer het hen uitkomt. Veel bedrijven zijn van ongeveer 9 tot 5 uur geopend. Dit tijdsvenster biedt mensen die een drukke baan hebben, of niet tijdens werktijd hun financiën willen regelen, geen alternatief. En dit terwijl het mogelijk is om 24/7 bereikbaar te zijn d.m.v. Eezycom 24X7 Inbound. Uw relaties worden snel en op ieder geweest moment geholpen bij vragen over bijvoorbeeld digitale betaalopties, de hoogte van openstaande facturen of het treffen van een simpele betalingsregeling.
Belangrijk bij het versturen van facturen is dat deze ook daadwerkelijk betaald worden (en het liefst natuurlijk binnen de gestelde betalingstermijn). Dat het niet betalen van facturen een enorm risico met zich meebrengt voor een organisatie is bekend. Zorg er daarom voor dat u het klanten zo gemakkelijk mogelijk maakt om facturen te betalen. Laat uw klanten betalen via een beveiligde link in een e-mail, SMS of WhatsApp-bericht. De betaling doen ze dan in hun vertrouwde iDEAL-omgeving en kan op elk device (PC, laptop, tablet, mobiele telefoon). Een voordeel van dit systeem is dat u ten alle tijden real-time inzicht heeft in het betalingsverkeer van uw klanten.
Communiceer gesegmenteerd met uw relaties. De ene klant wil via e-mail, post of telefoon geïnformeerd worden, de ander via sms of WhatsApp. Indien u communiceert met een niet preferent communicatiekanaal, is de kans groot dat uw boodschap niet aankomt of niet gelezen wordt. Door de inzet van bijvoorbeeld AI (artificial intelligence) is het mogelijk geautomatiseerd klant interacties te optimaliseren rondom betalingstrajecten. Hierbij is door klantdata inzichtelijk welke communicatie tot de beste resultaten leidt en kan op klantniveau een customer journey bepaald worden.

Met bovenstaande tips heeft u een aantal handvatten op het gebied van communicatie en payment services, waarmee u uw creditmanagement kunt optimaliseren. Indien u liever d.m.v. een persoonlijk gesprek de mogelijkheden wenst te verkennen, helpen wij u graag hierbij.
Neem hiervoor contact op met Michelle Filbri via support@10forit.com of bel naar +31880016604.

Optimalisatie door feedback van klanten

Slimme communicatie optimaliseert creditmanagement